Übersicht über den Arbeitsablauf

  1. Das für ein bestimmtes Werk/eine bestimmte Datenbank zuständige Lektorat/Produktmanagement fordert beim Content-Management-Team eine Änderung bzw. Erstzuweisung von Taxonomie-/Dokumenttypwerten für das Werk an.
  2. Das Content-Management-Team erstellt/aktualisiert eine Excel-Datei, in der zu jedem Dokument (Instanzdatei) des betreffenden Werks die aktuell zugewiesenen Taxonomie-/Dokumenttypwerte angegeben sind.
    Je nachdem, ob es sich um eine Erstzuweisung oder eine Aktualisierung von Taxonomie-/Dokumenttypwerten handelt, sind dafür die folgenden Arbeitsschritte erforderlich:
    • Erstzuweisung:
      1. Erstellen einer leeren Microsoft Excel-Datei und Speichern der Datei in Microsoft Teams im Datenbank-spezifischen Unterordner des Team-Kanals 00_ESV-Digital-Taxonomien.
      2. Importieren der bei der Vorproduktion des Werks automatisch generierten und im Ordner T:\Contentmanagement\Taxonomie-Test abgelegten CSV-Datei in ein leeres Arbeitsblatt der Microsoft Excel-Datei.
        Anmerkung:
        Falls ein Werk zwar bereits XMLisiert vorliegt, aber noch keine Vorproduktion durchgeführt worden ist oder diese nicht aktuell ist, kann alternativ das Transformationsszenarios Taxonomie-Management 1 - Taxonomie-Werte in CSV-Datei exportieren (auf Rahmendatei anwenden) auf die Rahmendatei des Werks angewendet werden. Die resultierende CSV-Datei wird standardmäßig ebenfalls im Ordner T:\Contentmanagement\Taxonomie-Test abgelegt.
      3. Speichern der Excel-Datei
    • Aktualisierung:
      1. Öffnen der zum Werk gehörenden Excel-Datei in der Desktop-App von Microsoft Excel
      2. Aktualisieren ihres Inhalts durch Laden der aktualisierten Daten aus der CSV-Datei, die bei der letzten Vorproduktion automatisch oder über Anwenden des Transformationsszenarios Taxonomie-Management 1 - Taxonomie-Werte in CSV-Datei exportieren (auf Rahmendatei anwenden) manuell generiert wurde und die seit dem Erstimport als externe Datenquelle eingebunden ist
      3. Speichern der Änderungen in der Excel-Datei
  3. Das Content-Management-Team informiert das für das Werk/die Datenbank zuständige Lektorat/Produktmanagement über die zur Bearbeitung bereitstehende Excel-Datei und ihren Speicherort.
  4. Das Lektorat/Produktmanagement bearbeitet Taxonomie-/Dokumenttypwerte in der in Microsoft Teams bereitgestellten Excel-Datei ohne den Speicherort, den Dateinamen oder Werte in anderen Spalten als den Spalten ESV-Dokumenttyp, Taxonomie-Ebene 1 bis Taxonomie-Ebene 3 zu ändern.
  5. Nach Abschluss der Bearbeitung informiert das Lektorat/Produktmanagement das Content-Management-Team darüber, dass die Excel-Datei fertig zur Weiterverarbeitung ist.
  6. Das Content-Management-Team aktualisiert die Taxonomie-/Dokumenttyp-Einträge im Gesamtdatenbestand des betreffenden Werks. Dazu sind die folgenden Arbeitsschritte erforderlich:
    1. Öffnen der vom Lektorat/Produktmanagement bearbeiteten Excel-Datei in der Desktop-App von Microsoft Excel
    2. Speichern der Datei im Format CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)
    3. Anwenden der XML-Refaktorierung Taxonomie-Werte aktualisieren auf den Gesamtdatenbestand-Ordner des Werks