Taxonomie-/Dokumenttypen zuweisen

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Das Zuweisen von ESV-Digital-Taxonomien und -Dokumenttypen erfolgt derzeit ausschließlich auf der Ebene der Instanz-Elemente. Es ist zwar vom ESV-XML-Schema her möglich, ESV-Digital-Taxonomien auch für Ebenen-Elemente (also für Unterabschnitte in Instanzen) zu vergeben, bei der Produktion werden diese jedoch zurzeit noch ignoriert.

Das Lektorat/Produktmanagement definiert Taxonomie-/ bzw. Dokumentypzuweisungen für die einzelnen Instanzen eines Werks, indem es in der vom Content-Management-Team bereitgestellten Excel-Datei mit der Liste der Instanzen des Werks die gewünschten Werte in die Taxonomie-Spalten bzw. ESV-Dokumenttyp-Spalte der betreffenden Zeilen einträgt.

Jede Zeile in der Excel-Datei repräsentiert einen Taxonomie-Eintrag vom Typ ESV-Digital-Taxonomie, der einer bestimmten Instanz (identifiziert über ihre Instanz-ID) zugewiesen werden soll. Beim späteren Rückimport in den Gesamtdatenbestand ergeben die in die Spalten Taxonomie-Ebene 1 bis Taxonomie-Ebene 3 eingegebenen Werte die durch Tildensymbole getrennten Bestandteile des Taxonomie-Eintrags.

Sollen einer Instanz mehrere Taxonomie-Einträge mit unterschiedlichen Kombinationen von Taxonomiewerten zugewiesen werden, muss die Zeile der Instanz (identifizierbar über Instanztitel und -ID) entsprechend der Anzahl der gewünschten Taxonomie-Einträge dupliziert werden. Beim späteren Rückimport in den Gesamtdatenbestand wird dann eine entsprechende Anzahl von Taxonomie-Einträgen für die betreffende Instanz erzeugt.

Anmerkung:
Der Wert in der Spalte Instanz-ID steuert beim Rückimport in den Gesamtdatenbestand, in welcher Instanzdatei der Taxonomie-Eintrag erstellt wird. Daher darf diese Spalte weder bearbeitet noch aus der Excel-Datei gelöscht werden. Auch darf ihre Spaltenüberschrift nicht geändert werden. Ein Ausblenden der Spalte ist aber problemlos möglich.

Prozedur

Vom Lektorat/Produktmanagement durchzuführen:
  1. In Microsoft Teams den Team-Kanal auswählen, in dem die Excel-Datei für das Taxonomie-Management hinterlegt ist.
  2. Auf die Registerkarte Dateien klicken.
  3. In der Dateiliste auf die Excel-Datei klicken.
    Die Excel-Datei öffnet sich innerhalb des Teams-Fensters.

  4. Auf dem Arbeitsblatt mit der Liste der Instanzen bei Bedarf die nicht benötigten Spalten ausblenden:
    1. Mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf der auszublendenden Spalte klicken.
    2. Im Kontextmenü auf Spalten ausblenden klicken.
    Achtung:
    Bitte keine Spalten löschen.
  5. Auf dem Arbeitsblatt nach rechts scrollen und je nach gewünschter Taxonomiezuweisung in die Spalten Taxonomie-Ebene 1 bis Taxonomie-Ebene 3 Werte eingeben:
    Gewünschte Zuweisung Auszuführende Schritte
    Einer Instanz einen Taxonomie-Eintrag zuweisen In der Zeile der Instanz die Werte des gewünschten Taxonomie-Eintrags in eine oder mehrere der Spalten Taxonomie-Ebene 1, Taxonomie-Ebene 2 oder Taxonomie-Ebene 3 eingeben.
    Anmerkung:
    Die Werte in den drei Spalten bilden eine hierarchische Struktur. Wenn in die Spalte Taxonomie-Ebene 2 ein Wert eingegeben wird, muss zwingend auch in die Spalte Taxonomie-Ebene 1 ein Wert eingegeben werden. Entsprechendes gilt für die Spalte Taxonomie-Ebene 3.
    Einer Instanz einen zusätzlichen Taxonomie-Eintrag zuweisen
    1. Die Zeile der Instanz duplizieren.
    2. In der duplizierten Zeile die Werte des gewünschten Taxonomie-Eintrags in die betreffenden Taxonomie-Spalten eingeben.
    Wichtig:
    Bei der Eingabe von Werten bitte Folgendes beachten:
    • Die Spaltenüberschriften Taxonomie-Ebene 1 bis Taxonomie-Ebene 3 auf keinen Fall ändern
    • Für ein und denselben Wert immer die gleiche Schreibung verwenden
    • Keine überflüssigen Leerzeichen (z. B. am Ende des Werts, vor und/oder nach Schrägstrichen) verwenden
    • Keine Anführungszeichen verwenden
    • Keine Semikolons verwenden
    • Kein Tildensymbol (~) verwenden
  6. In die Spalte ESV-Dokumenttyp ggf. einen Wert eintragen.
    Gültige Werte sind:
    • Arbeitshilfe
    • Rechtsprechung
    • Case Study
    • Materialien
    • Vollzugshilfe
    • Zusatzmaterial
    • Audiodateien
  7. Nach Abschluss der Bearbeitung in der Menüleiste der Excel-Datei auf Schließen klicken.

    Anmerkung:
    Alle Änderungen an der Datei werden während der Eingabe automatisch gespeichert. Ein explizites Speichern z. B. durch Auswählen eines entsprechenden Menübefehls ist nicht erforderlich.

Nächste Maßnahme

Das Content-Management-Team über den Abschluss der Bearbeitung informieren (siehe Excel-Datei mit Content-Management-Team teilen).

Nach erfolgreicher Vorproduktion und erfolgter vollständiger Datensynchronisation (alle 5 min.) die SHI-Portalproduktion starten (siehe Start der Produktion).