Instanzenliste exportieren

Wichtig:

Der nachfolgend beschriebene Arbeitsprozess setzt voraus, dass das betreffende Werk bereits in XML digitalisiert vorliegt, d. h., die Rahmendatei selbst und die in der Rahmendatei referenzierten Instanzdateien müssen vorhanden sein.

Das Zuweisen von ESV-Digital-Taxonomien zu Inhalten eines bestimmten Werks erfolgt über Taxonomie-Elemente (<taxonomie name="ESV-Digital-Taxonomie">) in den Metadaten der einzelnen Instanzdateien des Werks:

<esv.instanz … typ="kapitel" id="hduvp_0100">
    <meta>
        ...
        <taxonomie name="ESV-Digital-Taxonomie" 
         wert="Umweltschutz~Umweltvorsorge~Rechtliche Grundlagen"/>
    </meta>

Die durch Tildensymbole getrennten Bestandteile des Werts eines Taxonomie-Elements geben die Ebenen der Taxonomiehierarchie wieder, auf denen die betreffenden Taxonomiewerte zugewiesen sind.

Die Zuweisung von ESV-Dokumenttypen zu den Instanzdateien eines Werks erfolgt normalerweise automatisch über den Instanztyp. In einigen wenigen Spezialfällen muss jedoch explizit ein bestimmter Wert für das Metadatenelement esv.instanz/meta/metaeintrag/@name="esv-digital-instanztyp" festgelegt werden, aus dem dann der zugehörige ESV-Dokumenttyp abgeleitet wird.

Da das Lektorat/Produktmanagement die konkrete Aufteilung eines Werks in Instanzdateien nicht kennt, benötigt es eine vom Content-Management-Team generierte Liste aller Instanzen des betreffenden Werks, denen es passende Taxonomie- bzw. Dokumenttypwerte zuweisen kann.

Dazu erstellt das Content-Management-Team für jedes Werk eine eigene Excel-Datei, die die Liste der Instanzen des jeweiligen Werks enthält, und speichert diese in einem geeigneten Team-Kanal in Microsoft Teams. So wird sichergestellt, dass sich die Datei an einem zentralen Speicherort befindet und versioniert wird.

Das Lektorat/Produktmanagement trägt dann in diese Excel-Datei die gewünschten Taxonomie- bzw. Dokumenttypwerte pro Instanz ein. Dazu nutzt es die dafür vorgesehenen Spalten Taxonomie-Ebene 1 bis Taxonomie-Ebene 3 und ESV-Dokumenttyp.

Die Liste der Instanzen kann vom Content-Management-Team auf zwei Arten generiert werden:

Automatisch im Rahmen der Vorproduktion des Werks:
Bei der Vorproduktion eines Werks wird standardmäßig eine Liste der im Werk enthaltenen Instanzen generiert und als CSV-Datei im Ordner T:\Contentmanagement\Taxonomie-Test gespeichert.
Manuell mithilfe des Transformationsszenarios Taxonomie-Management 1 - Taxonomie-Werte in CSV-Datei exportieren (auf Rahmendatei anwenden):
Die Liste der Instanzen kann alternativ auch mithilfe des Transformationsszenarios Taxonomie-Management 1 - Taxonomie-Werte in CSV-Datei exportieren (auf Rahmendatei anwenden) aus den Gesamtbestandsdaten des Werks generiert und als CSV-Datei gespeichert werden. Beim Starten des Transformationsszenarios besteht die Möglichkeit, einen individuellen Speicherort für die CSV-Datei festzulegen.
Tipp:
Die manuelle Generierung bietet sich vor allem an, wenn von einer Zeitschrift nur ein einzelnes Heft vorproduziert werden soll, aber trotzdem eine Liste aller Instanzen der betreffenden Zeitschrift benötigt wird, da die automatisch bei der Vorproduktion generierte Liste in diesem Fall nur die Instanzen umfasst, die in dem einzelnen Heft enthalten sind.

Die CSV-Datei mit der Liste importiert das Content-Management-Team anschließend in die Excel-Datei.

Nach diesem Import bleibt die CSV-Datei mit der Excel-Datei verknüpft. Bei nachfolgenden Vorproduktionsläufen (z. B. aufgrund von Änderungen der Werksstruktur) wird die CSV-Datei automatisch durch eine aktualisierte Version überschrieben. Das Lektorat/Produktmanagement (oder das Content-Management-Team) kann anschließend bei Bedarf den Inhalt der Excel-Datei mit den neuen Daten aus der CSV-Datei aktualisieren (siehe Aktualisierung von Taxonomie-/Dokumenttypzuweisungen).

Arbeitsablauf

Die Rahmendatei des Werks in Oxygen öffnen.
Einen der folgenden Schritte ausführen:
- Das betreffenden Vorproduktionsszenario auf die Rahmendatei anwenden.
- Das Transformationsszenario Taxonomie-Management 1 - Taxonomie-Werte in CSV-Datei exportieren (auf Rahmendatei anwenden) auf die Rahmendatei anwenden.
In einem geeigneten Team-Kanal von Microsoft Teams eine neue Microsoft Excel-Datei erstellen.
Die neue erstellte Excel-Datei in der Desktop-App von Microsoft Excel öffnen.
In ein leeres Arbeitsblatt dieser Datei die vom Transformationsszenario generierte CSV-Datei importieren.
Die Excel-Datei speichern.