CSV-Daten in Excel-Datei importieren

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Nachdem die CSV-Datei mit den für die Zuweisung von Taxonomie- bzw. Dokumenttypwerten relevanten Informationen aus dem Gesamtdatenbestand des betreffenden Werks generiert worden ist, wird der Inhalt dieser Datei als Vorbereitung für die Bearbeitung durch das Lektorat/Produktmanagement in das leere Arbeitsblatt einer neu erstellten Microsoft Excel-Datei importiert.

Das Lektorat/Produktmanagement bearbeitet anschließend die Taxonomie-/Dokumenttyp-Spalten dieser Excel-Datei. Danach wird der Inhalt der Excel-Datei wieder zurück in eine CSV-Datei exportiert und diese per XML-Refaktorierung auf den Gesamtdatenbestand des Werks angewendet.

Wichtig:
Es ist nicht empfehlenswert, die vom Export-Transformationsszenario generierte CSV-Datei direkt, also ohne vorherigen Import in eine Excel-Datei, zu bearbeiten, da sie nicht für den Reimport geeignet ist. Der Grund dafür ist, dass aus technischen Gründen beim Generieren der CSV-Datei jeweils drei Rauten-Symbole (###) als Trennzeichen für die exportierten Werte verwendet wird. Das stellt sicher, dass eventuell in den exportierten Werten enthaltene Semikolons, Kommata oder andere in Texten normalerweise vorkommende (Satz-)Zeichen nicht zu einer falschen Spaltensegmentierung beim Import in Microsoft Excel führen. Da jedoch der Reimport in den Gesamtdatenbestand auf CSV-Dateien ausgelegt ist, die aus Microsoft Excel exportiert worden sind, und Microsoft Excel beim CSV-Export nur die Wahl zwischen Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen lässt, muss die CSV-Datei durch Semikolon getrennte Werte enthalten. Microsoft Excel verwendet beim Export ins CSV-Format automatisch Semikolons als Trennzeichen (sofern in den Spracheinstellungen von Microsoft Excel bzw. Windows als Listentrennzeichen das Semikolon eingestellt ist, was bei der Spracheinstellung Deutsch standardmäßig der Fall ist).
Anmerkung:
Damit sowohl das Content-Management-Team als auch das Lektorat/Produktmanagement auf die Excel-Datei mit den Taxonomie-/Dokumenttypzuweisungen einfach zugreifen können und gleichzeitig eine Versionierung der Excel-Datei sichergestellt wird, sollte die Excel-Datei in einem geeigneten Team-Kanal in Microsoft Teams angelegt werden.

Prozedur

  1. In Microsoft Teams den Team-Kanal _MT_ESV-Digital > 00_ESV-Digital-Taxonomien auswählen.
  2. Im Team-Kanal auf die Registerkarte Dateien klicken.
  3. In den Ordner der Datenbank wechseln, der das Werk zugeordnet ist, bzw. einen solchen Ordner für die Datenbank anlegen und dann in diesen wechseln.
  4. In der Symbolleiste auf Neu > Excel-Arbeitsmappe klicken.
  5. Im Dialogfeld zur Eingabe des Dateinamens für die Excel-Datei den Namen der zu importierenden CSV-Datei eingeben und auf Erstellen klicken.

    Wichtig:
    Der Name der Excel-Datei sollte (abgesehen von der Dateinamenerweiterung) dem Namen der importierten CSV-Datei entsprechen, damit beim späteren Rückexport ins CSV-Format bereits der korrekte Dateiname für die exportierte CSV-Datei verwendet wird.
    Die Browser-App von Microsoft Excel öffnet sich und zeigt ein leeres Excel-Arbeitsblatt an.
  6. Die Browser-App durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche schließen.
  7. Die Excel-Datei auswählen, auf das Drei-Punkte-Menü (…) klicken und dann Öffnen > In der App öffnen auswählen.

    Anmerkung:
    Das Importieren von CSV-Daten ist derzeit nur in der Desktop-App von Microsoft Excel möglich. Daher müssen die nachfolgenden Schritte in der Desktop-App durchgeführt werden.
    Die Excel-Datei wird schreibgeschützt geöffnet.
  8. Im gelben Banner mit der Meldung SCHREIBGESCHÜTZT auf Arbeitsmappe bearbeiten klicken.
  9. Die Daten der vom Transformationsszenario generierten CSV-Datei in ein leeres Arbeitsblatt der Excel-Datei importieren:
    1. Im Menüband von Microsoft Excel auf die Registerkarte Daten klicken.
    2. Auf der Registerkarte Daten in der Menübandgruppe Daten abrufen und transformieren auf die Schaltfläche Aus Text/CSV klicken.
    3. Im Dialogfeld Daten importieren die zu importierende CSV-Datei auswählen und dann auf Importieren klicken.
      Ein Dialogfeld mit einer Vorschau auf das Importergebnis wird angezeigt.
    4. Im Vorschau-Dialogfeld in der Dropdownliste Trennzeichen den Eintrag --Benutzerdefiniert-- auswählen und im Eingabefeld darunter drei Rauten-Symbole (###) eingeben.
    5. In der Dropdownliste Dateiursprung den Eintrag 65001: Unicode (UTF-8) auswählen.

    6. Auf Daten transformieren klicken.
      Die Daten aus der CSV-Datei werden in ein Power Query-Editor-Fenster geladen.
    7. Falls die Spaltenüberschriften im Power Query-Editor-Fenster mit Column1, Column2 usw. benannt sind, in der Menübandgruppe Transformieren auf Erste Zeile als Überschrift verwenden klicken.
      Die Werte der ersten Zeile der importierten Daten werden als Spaltenüberschriften verwendet.

    8. In der Menübandgruppe Schließen auf Schließen und laden klicken.
      Die importierten Daten aus der CSV-Datei werden in ein eigenes Arbeitsblatt eingefügt.

  10. Das leere Arbeitsblatt Tabelle1 löschen.
    Beim Import erstellt Microsoft Excel ein eigenes Arbeitsblatt, in das die Daten eingefügt werden. Das beim Erstellen der Excel-Datei standardmäßig mit erstellte Arbeitsblatt wird nicht benötigt und sollte gelöscht werden, um die Benutzer nicht zu verwirren, die es beim Öffnen der Excel-Datei in Microsoft Teams standardmäßig zuerst angezeigt bekommen.
  11. In der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern klicken.

Nächste Maßnahme

Das zuständige Lektorat/Produktmanagement über die bereitgestellte Excel-Datei und ihren Speicherort informieren (siehe Excel-Datei mit Lektorat/Produktmanagement teilen).